Tijd voor wendbaarheid

Afbeelding
Image
Koen de Rooijs Strategische Personeelsplanning
Paginasecties
Tekst

Veel organisaties in de publieke sector stoeien met de wijze waarop je duurzaam invulling geeft aan Strategische Personeelsplanning (SPP). Daar komt bij dat de scope van SPP zich vaak primair richt op het vaste personeel en dat er een soort denkbeeldige muur ontstaat waar het over flexibel, tijdelijk personeel gaat. Het resultaat: SPP komt ‘muurvast’ te zitten. Hoog tijd om te kijken naar een integraal en wendbaar perspectief op SPP.

Ons werk transformeert in razendsnel tempo. Ingegeven door thema’s als de opkomst van nieuwe generaties op de werkvloer (millennials), de focus op geluk van medewerkers en de toenemende digitalisering, kunnen we stellen dat de context, aard en dynamiek van werk sterk aan verandering onderhevig is. Een van de grootste transformaties is dat de verhoudingen tussen vast en flexibel werk in toenemende mate voorgoed veranderen. Zo telt Nederland inmiddels ruim 1,5 miljoen zelfstandige professionals met een jaarlijkse groei van 170.000 (KvK, 2019). Daarnaast doet de zogenaamde ‘kluseconomie’ langzaam maar zeker haar intrede, waarbij mensen ervoor kiezen om tijdelijke opdrachten te doen via internetplatforms, al dan niet gecombineerd met een ‘gewone’ vaste baan (hybride arbeidsrelaties). Tegelijkertijd houdt de schaarste op de arbeidsmarkt langdurig aan, wat maakt dat organisaties op zoek moeten naar creatieve manieren om potentiële kandidaten, tijdelijk én vast, duurzaam voor zich te winnen. Naast dat de wet- en regelgeving moeite heeft om bovenstaande ontwikkelingen bij te houden, kunnen publieke organisaties hierin nog winst behalen.

"De belangrijkste ingrediënten zijn waarschijnlijk lef en creativiteit"

Het belang van een goede HR-strategie voor vast én flex Een ijzersterke ‘why’ (waarom) helpt organisaties om investeringen in menselijk kapitaal richting te geven en bewust keuzes te maken. Door de combinatie van toenemende flexibilisering en aanhoudende schaarste, ontkomt HR er niet aan het flexperspectief stevig te verankeren in haar
strategie en personeelsplanning. Kortom, denk niet alleen na over hoe je een aantrekkelijk werkgever bent en blijft voor je eigen mensen (goed werkgeverschap), maar ook hoe je juist een aantrekkelijk opdrachtgever bent voor tijdelijke, externe krachten (goed opdrachtgeverschap).

Integratie van het flexperspectief

Het integreren van het flexperspectief binnen SPP start met het vaststellen voor welk type vraagstuk je welk type flex inzet. Grofweg maak je onderscheid in twee soorten flex: 1) interne of externe flex en 2) kwantitatieve of kwalitatieve flex. Interne flex representeert de eigen menskracht waarmee je flexibiliteit opvangt (bijvoorbeeld collega’s met een tijdelijk contract of urenuitbreiding). Externe flex betreft de inzet
van extern personeel dat niet bij de organisatie in dienst is (bijvoorbeeld uitzendkrachten of zzp’ers). Bij kwantitatieve flex gaat het om tijdelijk voorzien in capaciteitsbehoefte (‘piek en ziek’) en bij kwalitatieve flex om tijdelijke, specifieke expertise of ervaring (‘specifiek en sjiek’). Werkzaamheden binnen de organisatie kunnen vervolgens langs deze dimensies geplot worden om te bepalen welk type flex het beste past bij welk type werk. Dit is echter pas het begin, aangezien het vooral ook inzicht geeft in waar de grootste uitdagingen zitten binnen een organisatie als het gaat om beschikbaarheid van flexibele capaciteit en kunde.

Lef en creativiteit nodig voor wendbaarheid

Toegegeven, het vraagt wat van organisaties om de geïdentificeerde uitdagingen op het gebied van inzet van flexibel personeel te tackelen en te integreren binnen SPP. De belangrijkste ingrediënten zijn waarschijnlijk lef en creativiteit. Denk niet langer in traditionele functies en taken (hoe), maar vooral in wat er moet gebeuren (resultaat) en welke kennis en competenties daarvoor nodig zijn. Vervolgens zijn er verschillende
manieren om de muur tussen vast en flex te doorbreken en zo de wendbaarheid
van SPP te verhogen. Een aantal concrete tips en adviezen:

  1. Ontwikkel een merkpropositie
    Zorg dat de merkpropositie aantrekkelijk én aanstekelijk is voor zowel vaste als tijdelijke professionals, ongeacht contractvorm of arbeidsrelatie. Hierbij kan het helpen om in doelgroepen –bijvoorbeeld millenials of zzp’ers- te denken en vervolgens per doelgroep de ‘reis’ uit te werken die zij op dit moment aflegt in de organisatie en waar verbeterpunten liggen.
  2. Start een eigen platform of deel een platform met andere organisaties
    Zo breng je vraag en aanbod bij elkaar. Op zo’n platform staat de klus of het project centraal, niet de functie. Starten met het bundelen van klussen vanuit interne afdelingen kan al zorgen voor de nodige mobiliteit en het aanboren van ongebruikte talenten op de ‘interne arbeidsmarkt’. Vervolgens is het mogelijk om deze klussen ook extern beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld via een werkenbij-site of dynamisch aankoopsysteem (DAS). Vul dit aan met een eigen ‘huisacademie’ waar eigen en tijdelijke professionals kennis en expertise aan andere collega’s kunnen overdragen.
  3. Ontwikkel netwerk- en recruitmentvaardigheden
    Met een goed netwerk van partners blijf je als organisatie wendbaar. Maak capaciteit vrij om een dergelijk partnernetwerk of community met andere organisaties en/of zelfstandige professionals op te bouwen én te beheren. Hier is een sleutelrol weggelegd voor de recruiter; recruitmentvaardigheden zijn nodig om naast het aantrekken van vast personeel ook een (on- en offline) netwerk te kunnen opbouwen met externe professionals. Inhuur van externe professionals is daarmee niet langer puur een kwestie van ‘inkopen’, maar vooral ook van ‘aantrekken’.
  4. Besteed aandacht aan kennismanagement tussen vast en flex
    Het borgen van kennis heeft bij veel organisaties prioriteit, maar de uitvoering laat vaak te wensen over. Belangrijk is om kennismanagement van twee kanten te bekijken. Enerzijds vanuit onboarding; zorg dat tijdelijke professionals ook meegenomen worden in de kennis en cultuur van je organisatie. Anderzijds vanuit offboarding: zorg dat voor tijdelijke professionals tijd en ruimte is ingebouwd in de opdracht om kennisoverdracht richting het eigen, vaste personeel te doen en te vragen hoe zij hun tijd bij je organisatie hebben ervaren.
  5. Manage inhuur alleen zelf als je het écht kan
    Veel organisaties onderschatten dat het goed managen van externe professionals een vak is. Gevolg is dat dit vaak resulteert in een adhoc, inefficiënt en niet-compliant proces waar geen beleid noch een koppeling naar SPP onder ligt. Om die reden is het dienstverleningsconcept van ‘Managed Service Provider’ (MSP) ook binnen de publieke sector in opkomst. Bij deze vorm van dienstverlening besteed je als organisatie het zoeken en contracteren van externe inhuur uit aan één partij. Voor organisaties die een groot inhuurvolume hebben, biedt samenwerking met een MSP-kansen om inhuur en daarmee SPP verder te professionaliseren.

HRM Barometer

Wilt u meer lezen? Dit artikel is gepubliceerd in de HRM Barometer 2019-2020. Een publicatie met meer dan 100 pagina’s toegespitst op de belangrijkste HRM trends & ontwikkelingen voor overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Vraag de HRM Barometer kosteloos aan.

Koen de Rooij
Als directeur van Reijn verbindt Koen organisaties en professionals. Ook spart hij veelvuldig met publieke organisaties over het verbeteren van inhuur en strategische personeelsplanning.