Overwin die videobel-drempel. De vier belangrijkste tips.

Afbeelding
Image
Reijn Professionals
Contentblokken
Tekst

Door de coronacrisis werken veel mensen op afstand. Het werk gaat in meer of minder mate, gewoon door. Dit doet een enorm beroep op flexibiliteit van medewerkers. Op allerlei fronten, maar met name vraagt het een aanpassing op het gebied van samenwerking en contact. Hoe zorgen we er nu voor dat ook in deze periode onze productie doorloopt, dat collega’s connectie houden met elkaar en dat iedereen op zijn of haar manier inzetbaar blijft?


Videobellen; de manier van contact leggen?

Technische middelen zijn volop beschikbaar, mogelijkheden genoeg dus voor medewerkers om digitaal contact met elkaar te leggen. Een populair middel om contact met elkaar te maken is dan ook videobellen. Zelf ervaar ik hem niet meer, maar ik kan me voorstellen dat veel mensen een bepaalde drempel voelen om collega’s, leveranciers, klanten of opdrachtnemers via een videogesprek te ontmoeten. Erg vervelend, want juist in deze tijd, waarbij ook opa’s en oma’s volop met hun kleinkinderen facetimen, is dit een ideaal middel om op professioneel gebied contact te leggen.
Onlangs vertelde mijn jongere nichtje dat ze voordat ze aan de slag ging bij haar eerste werkgever bel-angst ervaarde. Ik had hier nog nooit van gehoord, maar een zoektocht op google leerde mij dat dit een serieus ding is onder jongeren. Jongeren blijken veel liever een berichtje sturen dan dat ze iemand aan de telefoon hebben. Volgens professor Peter Nikken ontstaat bel-angst met name omdat men direct moet reageren. Wanneer je appt of mailt heb je net iets langer de tijd om na te denken. Nu denk ik niet dat we in Nederland ook massaal bang zijn voor videobellen, maar dat er wel collega’s zijn die een bepaalde drempel ervaren. En daardoor, wellicht vaker dan nodig, afspraken afzeggen of werk vooruit schuiven. Zonde, want de ervaring leert mij, dat je door een paar keer te doen, een echte videobel-pro kunt worden.


Een kwestie van doen

De eerste keer dat ik in een professionele setting een videobelsessie had herinner ik me nog goed. Want ja, als je dit nooit eerder gedaan hebt (of alleen maar in privésituaties) is het toch wat onwennig. Ondertussen zijn er in heel Nederland behoorlijk wat videobel pro’s bijgekomen, maar voor diegene die nog steeds wat schroom heeft of alleen de camera bij afspraken met directe collega’s aan durft te zetten, hierbij mijn tips:

  1. Doe gewoon. Dit staat voor het gewoon doen, maar ook voor doen zoals je zou doen tijdens een reguliere afspraak. Nu gaat dat natuurlijk niet voor 100%, maar wel voor een groot gedeelte. Zo kun je nog steeds een gesprek beginnen met small talk, neem beide een kopje koffie of thee en volg de structuur van het gesprek zoals in situaties op kantoor.
  2. Zorg voor een fijne omgeving. Waarschijnlijk heb je de fijnste plek ik je huis uitgezocht en je thuiswerkplek zo ergonomisch mogelijk ingericht, maar is dit ook de handigste plek om een videogesprek te voeren? Leidt de achtergrond te veel af? En hoe staat het met de omgevingsgeluiden? Allebei essentieel om op orde te hebben voor je een videogesprek start.
  3. Probeer je camera en microfoon eerst uit en kijk of je goed zit. Natuurlijk controleer je of technisch alles werkt, maar het is ook belangrijk dat je op een goede manier in beeld bent. Probeer daar dus ook kritisch naar te kijken. Belangrijk is dat je camera (ongeveer) op ooghoogte zit en je gezicht volledig in beeld is. Het is namelijk niet zo interessant als je gesprekspartner steeds tegen je haargrens aankijkt. De afstand tussen de camera en jou zitplek is daarbij erg bepalend. Daarnaast kan licht ook veel doen. Het zonnetje op jouw rug is wellicht erg comfortabel, maar je mimiek is daardoor niet goed te zien. Dit is juist de toegevoegde waarde van een videogesprek.
  4. Goede voorbereiding. Staan al je documenten klaar die je wilt gebruiken? Juist tijdens een videogesprek is het belangrijk om alles bij de hand te hebben. Zeker als je het al spannend vindt. Je kunt je natuurlijk ook beter voorbereiden wanneer je weet wat je te wachten staat. Als je wordt uitgenodigd voor een videogesprek vraag dan ook van te voren waar jullie het precies over gaan hebben en wat er van jou verwacht wordt.

Voorlopig blijven we nog wel even thuiswerken, maar er komt een moment dat we het coronavirus de baas zijn. In de tussen tijd biedt videobellen een uitkomst. Niet alleen om het werk gaande te houden, maar ook om sociaal contact te onderhouden. En wie weet blijven we, ook als deze periode voorbij is, wel videobellen omdat we ondertussen allemaal échte pro’s zijn.