Flexibel werkgeverschap in crisissituatie

Afbeelding
Image
Reijn Professionals
Tekst

De coronacrisis vraagt veel van organisaties en hun medewerkers. Waar sommige organisaties een overschot aan personeel hebben, hebben anderen een tekort. Door de coronacrisis is het zoeken naar een gezonde balans tussen werk en personeel belangrijker dan ooit. Met een onzekere toekomst staat flexibiliteit van organisaties en medewerkers centraal. Maar hoe faciliteer je als HR-afdeling je organisatie in de behoefte om personeel flexibel inzetbaar te maken?

Recent deed ik onderzoek naar de effecten van COVID-19 op frontlinie ziekenhuispersoneel en de rol van HR in het faciliteren van goede werkomstandigheden tijdens de pandemie. Uit dit onderzoek bleek dat flexibiliteit een grote rol speelde in het verminderen van de fysieke en mentale belasting en het verbeteren van de werk-privébalans van personeel. Waar de ene afdeling een overschot aan personeel had, werd de vraag naar personeel op bijvoorbeeld corona-afdelingen alleen maar groter. Niet alleen voor ziekenhuizen is de flexibele inzet van personeel essentieel, ook andere organisaties zijn genoodzaakt kritisch te kijken naar hun personeelsplanning. Om als organisatie veerkrachtig te zijn, is flexibele inzet van personeel cruciaal. Maar hoe realiseer je dat als HR-afdeling?

De weg naar flexibiliteit

Allereerst brengt HR de vraag en het aanbod van personeel binnen de organisatie goed in kaart. Hierbij is het belangrijk kritisch te kijken naar de benodigde minimumbezetting, dagelijks verzuim en de beschikbaarheid aan manuren. Daarnaast is het van belang dat het werkaanbod en het beschikbare personeel met elkaar vergeleken wordt om mogelijke knelpunten te kunnen spotten. Hiernaast kun je als organisatie ook anders kijken naar je huidige personeelsplanning. Voor organisaties met meerdere afdelingen kan het handig zijn om, in plaats van departementaal, de personeelsplanning centraal te organiseren. Zo behoud je als HR-afdeling totaaloverzicht. Een centrale planning zorgt ook voor meer transparantie en eenheid. Op deze manier kan sneller en slimmer worden besloten over de herverdeling van medewerkers en kan de overbelasting van een afdeling worden voorkomen. Een centrale planningsmethode verhoogt efficiëntie en kan stress verminderen door de werklast te verdelen over een grotere pool van medewerkers. Wanneer het niet meer mogelijk is om het eigen personeel flexibel in te zetten, ben je als organisatie snel genoodzaakt om een beroep te doen op flexibele krachten op de arbeidsmarkt.

Flexibiliteit en opleiding

Het herverdelen van personeel lijkt een makkelijke oplossing om schommelingen in de werkdruk te verminderen en te anticiperen op wisselingen in het personeelsaanbod. Wanneer een afdeling bijvoorbeeld minder werk heeft en een andere afdeling meer personeel nodig heeft, lijkt het een gemakkelijke oplossing om personeel te verschuiven. Kan dit personeel dat werk echter ook goed en veilig verrichten? Een belangrijk vraagstuk toen de corona-afdelingen van ziekenhuizen volstroomden. Ziekenhuizen implementeerden toen bijvoorbeeld een buddy-systeem, waarbij zowel niet-medische hulpverleners als medisch personeel van verschillende afdelingen in de praktijk werd aangeleerd een IC-arts te ondersteunen. Niet alleen voor ziekenhuizen, maar voor alle organisaties, is het van groot belang dat kritisch gekeken wordt naar het opleidingsniveau, de competenties en skills van personeel. Indien bepaalde skills vereist zijn, zal HR het personeel moeten ondersteunen in het trainen en opleiden om de nodige competenties te behalen.

Flexibiliteit door autonomie

Zelfroosteren is ook een goede oplossing om de flexibiliteit van werknemers te verhogen. In een crisissituatie waarin de overheid en de organisatie veel regels opleggen, is het prettig voor medewerkers om een bepaalde mate van autonomie te behouden. Door medewerkers zelf te laten bepalen wie wanneer werkt (binnen de aangegeven bezettingsnorm), verschuift de verantwoordelijkheid van de werkgever grotendeels naar de werknemer. Zeker wanneer thuiswerken niet mogelijk is, biedt zelfroosteren een goede oplossing.

Wanneer we het hebben over ‘de nieuwe manier van werken’, is flexibiliteit niet meer weg te denken. HR neemt zowel nu als in de toekomst een belangrijke rol in om personeel flexibel in te zetten en daarmee de veerkracht van organisaties te waarborgen. Of dit nu is als matchmaker, capaciteitsmanager, opleidingsdeskundige of door het uit handen geven van de planning, één ding is zeker: de rol van HR is belangrijker dan ooit. Maar hoe geeft HR invulling aan flexibel werkgeverschap? Moeten we kritischer kijken naar trainingen en opleidingen? Moeten we meer beroep doen op flexwerkers? Deze vragen zullen ons de komende tijd nog wel even bezighouden. Ook al leven we in een samenleving waar anderhalve meter afstand vereist is; aandacht kent geen afstand.